Des champs de saisie automatique ont été implémentés pour améliorer l’efficacité de la saisie des bulletins papiers qui se comptent par centaines. Les dossards sont aussi automatiquement attribués pour éviter les doublons.
Grâce à une intégration avec HelloAsso, toutes les inscriptions peuvent être stockées au même endroit. Inscriptor se charge du traitement pour garantir le même format entre les différents types d’inscriptions.
Pendant les permanences qui se déroulent sur des journées entières, les bénévoles accueillent les participants et vérifient leur inscription. Le nom et le numéro de dossard sont ensuite notés sur un post-it, permettant aux participants de récupérer leur dossard et maillot à un autre emplacement dédié.
Il a été observé qu’une personne ne venait jamais récupérer qu’un seul dossard : elle récupère aussi les dossards de sa famille et/ou de ses amis. Pour gagner du temps, des inscriptions sont suggérées lorsqu’elles possèdent soit la même adresse postale qu’une autre inscription.
HelloAsso envoie pour chaque inscription, un bulletin contenant un QR Code. Pour en tirer profit, les ordinateurs de la permanence étaient équipés de scanners permettant de fluidifier les retraits.
Dès l’année 2024, une imprimante thermique connectée en réseau permettra de supprimer l’étape de l’écriture des informations sur un post-it lors du retrait, diminuant ainsi le risque d’erreurs et fluidifiant encore plus le processus.
L’association étant reconnue d’intérêt général, elle est habilitée à délivrer des reçus fiscaux pour don. Une tâche chronophage et couteuse : chaque reçu fiscal est envoyé par courrier. On en compte plus de 500 à 1,30€ le timbre, un poste de dépense important pour l’association.
Les délais étaient trop justes pour implémenter cette fonctionnalité, dès l’année 2024, tous les reçus fiscaux seront envoyés automatiquement envoyés par mail.
Une mention spéciale à la présidente de l’association, Véronique Le Roux, qui m’a donné une totale liberté dans la gestion de ce projet et l’implémentation de nouveautés